«Опыт внедрения корпоративной социальной сети и внутреннего документооборота организации»

Разделы: , Социальные сети

Данный топик посвящен описанию процесса разработки и внедрения бюджетного варианта корпоративной соцсети(корпоративного портала) и внутреннего документооборота организации из 600+ сотрудников.

Основная цель — показать, что вполне можно своими силами развернуть корпоративную соцсеть и наладить внутренний документооборот не прибегая к дорогостоящим коммерческим решениям от Microsoft, 1C Bitrix, решениям Google и др.

Прочитав на Хабре статью повышение производительности сотрудников умственного труда, которая на мой взгляд достаточно хорошо описывает ряд типовых препятствий в информационном развитии организаций и барьеров, сдерживающих повышение эффективности работы персонала, зарабатывающего на хлеб умственным трудом, решил привести пример практического решения ряда обозначенных в ней проблем.

История началась в 2007 году, когда я устроился на работу в крупную региональную кредитную организацию на должность программиста(про веб-разработчиков мало кто вообще в регионах знает, поэтому все кто хоть что-то на чем-то пишут называются программистами).

Буквально с первых же дней работы обнаружился ряд препятствий существенно осложняющих выполнение рутинных служебных операций таких как всевозможные согласования, подписания документов, заявлений и т.п., вызванных весьма разветвленной иерархией руководящего состава и крайне непрозрачными сферами ответственности многочисленных подразделений. По ходу решения подобных бюрократических головоломок приходится вначале найти ответ на ряд очевидных вопросов:

Какое подразделение занимается данным вопросом?
Узнать кто именно в этом подразделении этим занимается?(при наличии временно замещающих задача усложняется)
Где рабочее место нужного сотрудника?
Как он/она собственно выглядит?

Таким образом проходя данный квест ежедневно практически по каждому вопросу требующего участия/согласования с сотрудниками подразделений, отличных от своего собственного, возникает вполне очевидный вопрос: Сколько же рабочего времени тратится впустую?

Имея в прошлом опыт разработки под LAMP и WAMP, я обратился к своему непосредственному руководству с идеей создания внутрикорпоративного ресурса в интрасети организации, на котором можно было бы с легкостью найти фио/фото/телефон/кабинет нужного сотрудника и его круг обязанностей. Однако учитывая тот факт, что руководящий состав проработал уже поболее 3-5-7 лет в организации и за это время уже успели выучить кто какие типовые вопросы решает, я получил отказ по причине неразумности траты рабочего времени на подобную ерунду, ведь так просто запомнить что Лена на 3 этаже занимается тем, а Коля на 6 — этим, всеж просто и очевидно. Однако на практике выясняется, что Лена ушла в декрет, а Коля уехал в отпуск, но вопрос-то отлагательства не терпит.

Надо признать подобная аргументация оказалась для меня неубедительной ибо к тому времени я уже был знаком на уровне пользователя на предыдущем месте работы в телекоме насколько просты и эффективны подобные системы и сколько времени они экономят в повседневной работе. Поэтому решил не забрасывать данный вопрос, а внедрять его постепенно навешивая функционал на свой интерфейс приема платежей через браузер, которую разрабатывал и сопровождал в рамках основной должностной задачи. Ведь для контроля доступа к подобному интерфейсу в любом случае нужна база кассиров, рабочих мест и т.п. атрибутики. Также для личного удобства я стал использовать веб-доступ к собственной документации к платежному интерфейсу ибо так было проще и удобнее, чем рассылать doc файлы каждому сотруднику лично. Причем подобный способ распространения документации получил много положительных отзывов от читающих ее сотрудников в отличии от традиционного бумажного метода прохождения через все инстанции руководства. Итак список проблем на производстве, которые предстояло решить пополнился:

Приказы и другие нормативные документа либо доводятся до исполнителей с большой задержкой либо теряются в чьей нибудь приемной или на столе кого-либо из руководителей.
Отсутствие контроля ознакомления с вышеуказанными приказами и распоряжениями.
Крайне неудобный метод персональной рассылки многочисленных инструкций сотрудникам, приводящий к существенным потерям времени и как следствие пренебрежением к составлению и обновлению документации как таковой.
Отсутствие информирования о корпоративных изменениях, акциях, новых и уволенных сотрудниках и т.п.
Отсутствие возможности оперативного контроля прохождения служебных записок и на каком этапе они находятся в данный момент времени.

Разумеется под решение данных задач уже существовало множество готовых решений, указанных в начале топика, но либо они решали вышеперечисленные задачи лишь частично, либо их стоимость вызывала крайнее недовольство у руководства. В связи с этим был вынужден первые полгода использовать собственную рабочую станцию в качестве серверной части. Да-да, Вы не ослышались. Такова забота и понимание проблем защиты данных во многих и многих организациях. Благо я сразу разработал и внедрил систему резервного копирования критичных данных на файлсервер в локальной сети.

Далее начался 2й этап внедрения «снизу». Я предоставил сотрудникам возможность самим регистрироваться на моем ресурсе и заполнять о себе типовые корпоративные координаты и фото по желанию, т.е. добровольно, а не по приказу свыше. Надо признать, что темпы регистрации оказались нешуточными и превзошли самые смелые мои ожидания. Несмотря на всеобщее молчание об обозначенных мной проблемах функция поиска сотрудника и его координат в офисе по фио оказалась наиболее востребованной. В дальнейшем я убедил выкладывать и приказы по организации в общий доступ на веб-ресурс в интрасети для более оперативного уведомления и скачивания с протоколированием в базе кто/когда/откуда. После этого на ресурсе добровольно зарегистрировалась еще треть от общего числа персонала в организации. «За бортом» оказались лишь сотрудники, которым компьютер на работе не положен(водители, уборщики, охранники) и группа сотрудников кто принципиально делает что-либо только по приказу с уведомлением и росписью под ним.

И вот лишь теперь, спустя год, удалось добиться одобрения сверху, официального утверждения положения о корпоративном портале и положительного решения вопроса о покупке выделенного сервера в стойку. На ПО тратиться не пришлось совсем ибо все с относительно без проблем(кроме вполне решаемых проблем с кодировкой) перенеслось с WAMP на LAMP сервер.

Далее, после официального утверждения, развитие пошло более быстрыми темпами. Например список сотрудников стал регулярно обновляться из кадрового ПО, постоянно совершенствовался модуль работы со служебными записками и их визированием. В рамках предстоящей аттестации мною был разработан модуль электронного тестирования знаний сотрудников. Добавлен модуль ежедневник, «мои отчеты» и опросы. Прочитав в Интернете, что Сбербанк ввел премии сотрудникам за рационализаторские предложения добавил модуль «Предложения по развитию» для того, чтобы проблемы на местах не замалчивались и где каждый мог обозначить свое предложение или открыто поддержать/не поддержать чужое.

На этом пока все. Надеюсь кому то будет полезен пример того, как можно внедрить подобный проект при полном отсутствии поддержки руководства, которое к слову и по сей день считает эту задачу не приоритетной ибо не приносит явного дохода в денежном выражении, но, судя по многочисленным спасибо от рядовых сотрудников, положительный эффект очевиден. Попытки указать на сэкономленную стоимость трудочасов многочисленных сотрудников тоже ни к чему не привели. Будьте готовы к этому, если решитесь повторить мой опыт внедрения за «спасибо».

Спасибо всем кто осилил данный топик целиком, буду рад ответить на Ваши вопросы и при необходимости расшифрую интересующие Вас моменты более подробно.

Дата публикации: 2011-05-16

Источник